Por qué aparecen los faltantes
Detrás de casi todos los faltantes hay una de estas causas:
- Se mira el total, no las fechas. El inventario dice 12 y cada evento pide menos de 12, así que todo parece cuadrar.
- Reservas informales. Una llamada, un «apúntamelo» por WhatsApp o un correo que nunca llega a la hoja.
- Montaje y desmontaje fuera de cuenta. El show es el sábado, pero el material sale el jueves y vuelve el lunes.
- Material que no está. En reparación, o todavía montado en el último evento.
- Listas copiadas. La lista del evento anterior, reutilizada sin el accesorio que esta vez sí hacía falta.
- Cambios de rider que no llegan a la reserva. El grupo pide dos monitores más y nadie actualiza el pedido.
Calcula la disponibilidad día a día
La fórmula es sencilla; lo difícil es aplicarla a mano cada vez:
Un ejemplo con 12 subgraves y tres eventos: un festival de viernes a domingo que pide 8, una boda el sábado que pide 6 y un congreso el lunes y el martes que pide 10.
| Día | Reservado | Libres | Resultado |
|---|---|---|---|
| Viernes | 8 (festival) | 4 | Correcto |
| Sábado | 8 (festival) + 6 (boda) | −2 | Faltan 2 en la boda |
| Domingo | 8 (festival) | 4 | Correcto |
| Lunes y martes | 10 (congreso) | 2 | Correcto |
Ninguno de los tres eventos pide más de 12, así que mirando el total todo cuadra. Solo al bajar al día aparece el problema: el sábado. Y el día con menos unidades libres es el que manda para todo el evento.
Reserva las fechas reales, no solo el día del show
El material está ocupado desde que sale del almacén hasta que vuelve y se revisa. Las fechas de la reserva tienen que incluir:
- La carga y el transporte de ida.
- El montaje y las pruebas.
- El show o los días de evento.
- El desmontaje y el viaje de vuelta.
Si el material vuelve el lunes por la mañana, el lunes también está ocupado. Para equipos delicados, deja un día de margen para revisarlos antes de la siguiente salida.
Decide quién tiene prioridad
Cuando dos eventos compiten por las mismas unidades, hace falta una regla que no dependa de quién grite más. La más fácil de explicar y de defender es esta: la reserva más antigua conserva sus unidades y la nueva asume el faltante.
Puede haber excepciones, pero que sean decisiones conscientes y no accidentes. También ayuda distinguir entre eventos planificados, confirmados y cancelados, para saber qué reservas son firmes y cuáles todavía pueden moverse.
Qué hacer cuando hay un faltante
Detectarlo con tiempo es lo que abre las opciones:
- Subalquilar a otra empresa. Con una semana de margen hay disponibilidad y mejor precio; el viernes por la tarde, no.
- Sustituir por un modelo equivalente que sí está libre, comprobando que encaja con el rider.
- Ajustar cantidades con el cliente o con el técnico responsable.
- Mover fechas de montaje o de recogida si el otro evento termina antes.
Sea cual sea la decisión, apúntala y marca el faltante como resuelto. Si no, alguien volverá a revisarlo dentro de tres días.
Una rutina semanal para no llevarte sorpresas
Diez minutos cada lunes evitan la mayoría de los sustos del fin de semana:
- Revisa los eventos de las dos próximas semanas y sus faltantes.
- Confirma que ha vuelto todo lo del último fin de semana.
- Marca el material que está en el taller.
- Comprueba que los cambios de rider están en la reserva.
- Mira la ocupación del material más demandado antes de aceptar nuevos eventos.
Cómo lo resuelve Bakenta
Bakenta hace este cálculo por ti en cada reserva. Compara las unidades que pide un evento con el stock total del artículo menos lo que ya tienen reservado otros eventos cuyas fechas se solapan. La reserva más antigua conserva sus unidades y la nueva muestra exactamente cuántas le faltan, en qué fechas y contra qué reserva compite.
Después tú decides: subalquilas, cambias de material o ajustas cantidades, y marcas el conflicto como resuelto o ignorado. Puedes hacerlo desde la web o desde la app para iPhone. Si alquilas material sin técnicos, mira también cómo funciona en alquiler de material audiovisual.