Empieza por los puestos, no por los nombres
Antes de pensar en quién, define qué hace falta. Un evento se describe bien con dos ejes:
- Departamento: sonido, iluminación, vídeo, rigging, escenario, electricidad.
- Tarea: carga, montaje, pruebas, show, desmontaje.
Con los puestos claros es fácil ver si falta alguien. Y cuando cada puesto tiene una persona asignada, desaparece el «creía que lo hacía otro».
Asigna por días y por tarea
Un evento de varios días no necesita al mismo equipo todos los días. El montaje pide manos; el show, operadores; el desmontaje, otra vez manos. Planificar por días evita pagar jornadas de más y quedarse corto el día clave. Por ejemplo:
| Día | Tarea | Equipo |
|---|---|---|
| Jueves | Carga y montaje | Montadores, rigging, jefes de sonido e iluminación |
| Viernes | Pruebas y show | Técnicos de FOH, monitores, iluminación y vídeo |
| Sábado | Show y desmontaje | Operadores del show y equipo de desmontaje |
Cada persona debería saber, para cada día, a qué hora entra, dónde y qué le toca hacer.
Evita los solapes antes de prometer
Los técnicos, y sobre todo los autónomos, trabajan en varios eventos a la vez. Antes de confirmar a alguien, comprueba que no está asignado a otro evento esa misma jornada, y ten en cuenta el tiempo de viaje entre recintos.
Y no des la asignación por hecha: pide a cada persona que confirme si puede ir. Una confirmación explícita vale más que un «vale» perdido en un grupo.
Qué debe llevar una convocatoria
Una buena convocatoria responde a todo antes de que alguien pregunte:
- Evento, cliente y fechas.
- Hora de convocatoria y dirección exacta, con enlace al mapa.
- Días y tarea de cada persona.
- Compañeros y responsable en el recinto.
- Material y packs que van, y quién los lleva.
- Documentación: rider, plano de escenario, horarios, accesos y aparcamiento.
Cambios de última hora
Los cambios van a pasar: un horario que se mueve, un monitor más en el rider, un técnico que se pone enfermo. Lo importante es que haya una sola versión de la verdad y que el aviso llegue solo a quien le afecta.
Reenviar un PDF nuevo al grupo cada vez acaba en tres versiones circulando y en alguien trabajando con la antigua.
El día del evento
- Llegada: que cada técnico marque cuándo llega, para saber quién está ya en el recinto sin llamar uno a uno.
- Incidencias: un sitio para avisar de algo roto o que falta, que no se pierda entre mensajes.
- Cierre: al terminar, comprobar que vuelve el material y apuntar lo que conviene cambiar para la próxima vez.
WhatsApp, Excel o una app para el equipo
WhatsApp es rápido, pero mezcla eventos, no recoge confirmaciones y la información importante se hunde en el chat. Un Excel o un calendario compartido da visibilidad, pero no avisa a nadie ni detecta que una persona está en dos eventos a la vez.
Con la app de Bakenta, al asignar a un técnico a un evento recibe una notificación push y ve sus eventos, sus días de trabajo, su tarea, la ubicación con acceso al mapa, sus compañeros, el material, los packs y la documentación de producción. Confirma si puede ir, marca su llegada y avisa de una incidencia desde el móvil. Solo ve lo suyo, y tú ves si alguien ya trabaja en otro evento esa jornada antes de prometerlo.
Si quieres verlo con tu equipo y tus eventos, pide una demo.