Stock total frente a disponibilidad por fecha
En una empresa técnica de eventos, el inventario sirve para tres cosas: saber qué tienes, saber dónde está y saber qué puedes prometer. Las dos primeras las resuelve cualquier lista. La tercera, no.
Que haya 12 cajas en el almacén no significa que haya 12 cajas el sábado. Si un festival se lleva 8 de viernes a domingo, el sábado solo quedan 4, aunque el total siga diciendo 12. Por eso un buen inventario tiene dos capas:
- El catálogo: qué artículos tienes, cuántas unidades y en qué estado.
- Las reservas: qué unidades van a cada evento y en qué fechas.
La disponibilidad real sale de cruzar las dos: stock total menos lo que ya está reservado por eventos que coinciden en fechas. Volveremos a esto al final, porque es justo donde un Excel empieza a fallar.
Qué datos registrar de cada artículo
Empieza por los campos que vas a usar de verdad. Un inventario con 25 columnas que nadie rellena es peor que uno con 8 al día. Estos son los que más rendimiento dan:
| Campo | Ejemplo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Categoría | Sonido | Filtrar y repartir la responsabilidad por departamento. |
| Artículo | Subgrave 2×18" | El nombre que todo el equipo reconoce. |
| Marca y modelo | El del fabricante | Distinguir equipos parecidos que no son intercambiables. |
| SKU o referencia | SON-002 | Identificar el artículo sin ambigüedad en listas y hojas de carga. |
| Cantidad total | 8 | La base para calcular la disponibilidad. |
| Stock mínimo | 2 | Saber cuándo reponer consumibles y recambios. |
| Ubicación | Estantería A2 | Encontrarlo rápido al preparar la carga. |
| Estado | En reparación | Que no se reserve lo que no puede salir. |
| Foto | — | Evitar confusiones entre modelos parecidos. |
| Notas | Incluye funda | Lo que no cabe en ningún otro campo. |
Pon un criterio de nombres y cúmplelo: «Cable DMX 5 m» y «DMX 5m» acaban siendo dos artículos distintos en el inventario y la mitad de las veces no los encuentra nadie. Una regla sencilla es tipo + característica + medida.
Cómo organizar las categorías
Organiza por departamento, que es como piensa el equipo cuando prepara una carga. Para una empresa técnica de eventos suele funcionar esta lista:
- Sonido, iluminación, vídeo y pantallas LED.
- FX (humo, haze, confeti, chispas frías).
- Estructura y rigging.
- Cableado y distribución eléctrica.
- Control y backline.
Con un nivel de categorías suele bastar. Añade subcategorías solo cuando un departamento sea tan grande que buscar dentro se haga lento.
Unidades, cantidades y números de serie
No todo el material merece el mismo nivel de detalle:
- Equipos caros o con historial propio (mesas, consolas, procesadores, proyectores, motores): conviene identificarlos uno a uno con su número de serie o una etiqueta, para seguir reparaciones, revisiones y responsabilidades.
- Material a granel (cables, garras, adaptadores, eslingas): basta con la cantidad por referencia.
Una regla práctica: si perder una unidad te obliga a reclamar, reparar o dar explicaciones, identifícala. Si se repone sin pensarlo, cuéntala.
Packs: el material que se mueve junto
Buena parte de las salidas son combinaciones que se repiten: el PA de una sala, un kit de DJ, el sonido de una conferencia, una pantalla LED de un tamaño concreto. Guardarlas como packs ahorra tiempo y, sobre todo, evita olvidos.
- Define cada pack con todo lo que necesita para funcionar, accesorios incluidos: cables de alimentación, garras, adaptadores, fundas.
- Reservar un pack tiene que reservar sus componentes. Si no, la disponibilidad deja de ser real.
- Revisa los packs cuando cambies de modelo o compres material nuevo.
Si trabajas con pantallas LED, el pack es casi obligatorio: una pantalla son módulos, estructura, procesador, cableado y recambios que tienen que salir siempre juntos.
Cuándo hacer recuento
- Inventario inicial: un recuento completo, departamento a departamento. Mejor en temporada baja y con dos personas: una cuenta y otra apunta.
- Después de cada evento: comprueba que vuelve lo que salió, contra la lista de carga. Las diferencias son el primer aviso de una pérdida.
- Revisión periódica: un repaso rápido mensual de consumibles y recambios, y un recuento completo antes y después de la temporada alta.
- Material averiado: márcalo en cuanto entre al taller para que no cuente como disponible.
Plantilla de inventario audiovisual para Excel
Hemos preparado una plantilla con las columnas de esta guía y filas de ejemplo de sonido, iluminación, vídeo, pantallas LED, estructura, rigging, cableado y distribución eléctrica. Se abre en Excel, Numbers o Google Sheets.
- Borra las filas de ejemplo y deja una fila por referencia.
- Escribe las cantidades como números, sin texto, para poder sumarlas y filtrarlas.
- Usa la columna Estado para lo que está en reparación o fuera de servicio.
Cuándo el Excel se queda corto
Una hoja de cálculo funciona mientras pocos eventos coinciden en el tiempo. Estas son las señales de que ya no llega:
- Dos eventos el mismo fin de semana comparten material.
- Varias personas editan el archivo y hay más de una versión circulando.
- Parte de las reservas viven en el correo o en WhatsApp.
- Responder «¿lo tenemos libre ese día?» te lleva más de un minuto.
El problema de fondo es que una hoja guarda totales, pero no calcula la disponibilidad por día ni avisa cuando dos reservas se pisan. Lo explicamos en detalle en cómo evitar faltantes de material en eventos.
Bakenta es el paso siguiente: cada artículo tiene su categoría, SKU, foto, cantidad y stock mínimo; Bakenta calcula cuántas unidades quedan libres cada día, avisa de los faltantes antes del montaje y te deja guardar tus configuraciones como packs reutilizables.