Eventos y faltantes
Crea un evento o un alquiler, añade su material y Bakenta lo compara con tu stock día a día. Si no llega, sabes cuántas unidades faltan y contra qué reserva compites, y lo resuelves desde la misma ficha: subalquilando, cambiando de material o ajustando cantidades.
Por fechas y por horas de salida y vuelta, nunca por totales.
Lo que traes de un proveedor se carga y se devuelve aparte.
Confirmación, material, disponibilidad, equipo y documentos.
Rider, planos y horarios para el equipo, y la hoja del evento en PDF.
Cómo funciona
01 · Proyectos
En Proyectos conviven los eventos, con su personal, sus convocatorias y su rider, y los alquileres de material que se lleva un cliente sin montaje. Los dos bloquean el stock igual, pasan por la carga y la devolución y tienen su hoja en PDF.
02 · Faltantes
La pestaña Faltantes del evento dice qué falta y quién tiene las unidades. Desde ahí lo resuelves (alquiler externo, otro material, vuelve a tiempo u otra solución) con una nota para el almacén, ajustas la cantidad o lo ignoras. Conflictos reúne los de todos los eventos.
03 · Subalquiler
Al cubrir un faltante con un alquiler externo eliges el proveedor, las unidades y el coste. Esas unidades cuentan como stock del evento, salen en su propia línea de la carga («se recoge del proveedor») y su coste pasa a la rentabilidad del evento. Cuando llega la factura del proveedor, la registras desde ahí.
Detección de faltantes
Cuando dos eventos se solapan, Bakenta compara lo reservado con tu stock. Si no llega, lo sabes al momento: cuántas unidades, en qué evento y contra qué reserva.
L-Acoustics K2
Sonido · SND-K2 · semana del 16 oct
Faltan 4 uds. el lun 19
Festival Marea Sound no llega a cubrir su reserva. Lo sabes hoy, no el día de la carga.
Reservas en orden de llegada
#1Gala Fundación Costa
lun 19 oct · 8 uds.
#2Congreso Nexa 2026
16–18 oct · 4 uds.
#3Festival Marea Sound
19–21 oct · 8 uds.
Quien reservó primero conserva sus unidades. El Congreso Nexa termina el día 18, antes de que empiecen los otros dos, así que nunca compite.
Doce cajas pueden ir a tres eventos si no coinciden. Bakenta compara por días y, con hora de salida y vuelta, por horas: lo que vuelve a las 14:00 puede salir a las 15:00.
La reserva más antigua conserva sus unidades; la nueva muestra exactamente cuántas le faltan y contra quién compite.
Subalquila, cambia de material o ajusta cantidades. Al marcarlo como resuelto dices cómo lo cubres, y el almacén lo ve en la lista de carga.
Preparación
Confirmación, material, disponibilidad, equipo y documentos. Cuando las cinco piezas están en verde, el evento está listo. Si algo se tuerce, lo ves en rojo y sabes dónde tocar.
Cada paso enlaza a la pestaña donde se resuelve. Un evento planificado se confirma desde aquí mismo.
Preparación
Todo listo para el evento
5/5
Fechas, ubicación, material, faltantes y equipo por día en un documento listo para imprimir en el almacén.
Sube riders, planos y horarios al evento. El equipo asignado los abre desde el móvil.
El almacén marca la carga y la devolución, y los técnicos la misma lista desde el móvil. Al cerrar la devolución, el material queda libre para el siguiente evento; lo que falta o vuelve roto queda fuera de servicio hasta que se repara.
Preguntas frecuentes
Bueno saber
Para cada reserva compara las unidades pedidas con tu stock menos lo que ya tienen otros proyectos que coinciden en fechas, día a día y, si pones horas de salida y vuelta, hora a hora. Las unidades fuera de servicio no cuentan como libres. La reserva más antigua conserva sus unidades y la nueva muestra cuántas le faltan.
Un evento lleva material, personal con su convocatoria por día, rider y documentación para el equipo. Un alquiler es material que se lleva una empresa o un particular sin montaje: bloquea el stock igual, pasa por la carga y la devolución y puede tener su presupuesto, pero no lleva personal.
Al resolver el faltante con un alquiler externo apuntas el proveedor, las unidades y el coste. Esas unidades cubren el evento, el almacén las ve en su propia línea de la carga para recogerlas del proveedor y el coste pasa a la rentabilidad del evento hasta que registras su factura.
Los proyectos con su material, la lista de carga y devolución con lo resuelto y lo subalquilado, el inventario, los packs, los vehículos y las incidencias de material. No ve el personal ni ningún importe.
Sí. La hoja del evento en PDF reúne las fechas, la ubicación, el material con sus faltantes resueltos y el equipo por día, lista para el almacén. Los alquileres tienen la suya.